Recrutement d’un assistant administratif et d’accueil F/H

Le GIP FCIP et le CFA académique recherchent un assistant administratif et d’accueil F/H

Vous souhaitez donner du sens à votre travail ? Vous avez une double compétences administrative et d’accueil ?

Intégrer une équipe dynamique de 5 personnes au sein du service formation en apprentissage (CFA académique) du GIP FCIP de Poitiers en tant qu’Assistant administratif et d’accueil (F/H).

Vous pourrez contribuer au développement de l’apprentissage, favorisant l’intégration des jeunes dans le monde professionnel.

Ce poste joue un rôle crucial d’interface entre le CFA académique et ses interlocuteurs en veillant à assurer un environnement d’accueil conforme à la culture de la structure.

Pour quelles missions ?

> Participer à la gestion administrative avec un objectif de conformité des dossiers et de traitement dans les délais jusqu’à la facturation en soutien des autres assistantes

• Traiter les contrats d’apprentissage : préparation des éléments liés au dépôt des contrats auprès des différents financeurs
• Contrôler les pièces du dossier et le mettre en conformité le cas échéant
• Numériser et envoyer les pièces aux différents interlocuteurs (financeurs, UFA) : CERFA, conventions …
• Accompagner et suivre les apprentis : cartes « étudiant des métiers », aides spécifiques, attestations, …
• Accompagner les entreprises dans la gestion des contrats d’apprentissage
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion administrative (effectifs apprentis notamment)

> Participer à la gestion de la facturation et le suivi budgétaire

• Demander et suivre la facturation auprès des OPCO : assiduité, attestations de réalisation de formation vérification des Pro-forma adressés par les OPCO et mise à jour des tableaux Excel associés
• Saisir les dépenses et recettes sur le logiciel budgétaire en lien avec ses activités
• Compléter les outils d’analyse et tableaux de bord (tableurs Excel)

> Réaliser l’accueil du CFAA en assurant une première impression positive de l’organisation

• Gérer la ligne téléphonique et le mail générique du CFAA
• Assurer les contacts avec les interlocuteurs à la demande
• Répondre aux demandes internes et externes de premier niveau
• Orienter vers l’interlocuteur compétent pour les demandes de second niveau
• Traiter le courrier entrant et sortant, assurer sa distribution aux personnes concernées
• Participer à la logistique des réunions organisées par le CFAA le cas échéant

> Effectuer la gestion documentaire dans le respect des procédures internes

• Saisir et mettre en forme des documents (compte rendu, présentations, …)
• Saisir, actualiser, contrôler et diffuser les données liées à son activité
• Classer et archiver les dossiers, tant sous forme physique que numérique

> Contribuer à la démarche de l’amélioration continue de la structure

Pour quel profil ?

• BAC+2 minimum
• Expérience souhaitée (>3 ans) idéalement dans un organisme de formation
• Compétences requises :
• Techniques de secrétariat et d’accueil
• Rédiger et mettre en forme des documents (publipostage, compte-rendu, synthèse, présentation, …)
• Avoir une aisance relationnelle, une communication adaptée
• Avoir le sens de l’organisation, une rigueur de travail
• Être réactif, savoir prioriser et respecter les délais
• Utiliser les outils informatiques collaboratifs et applications / logiciel métier dédiés
• Compétences appréciées :
• Connaissances réglementaires de la formation en apprentissage
• Notions budgétaires
• Formation: Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
• Expérience: Paie: 1 an (Requis)

Sous quelles conditions ?

• Contractuel de droit public : CDD (par année scolaire) renouvelable jusqu’à 5 fois avant CDI
• Poste de catégorie B
• Salaire en fonction du diplôme et de l’expérience (jusqu’à 2175 € brut / mois) + Prime de fin d’année (votée en CA)
• 45 jours de congés + 2 jours de fractionnement
• Supplément Familial de Traitement
• Jusqu’à 12 jours enfant malade
• Mutuelle ou prise en charge de 15 € sur votre mutuelle personnelle
• Prise en charge des frais de déplacement
• Participation (75%) à l’abonnement transport
• Télétravail possible (1 à 2 j par semaine)
• Type d’emploi : CDD
• Rémunération : Jusqu’à 2 175,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT
• Travail à domicile occasionnel
• Horaires : Flextime
• Rémunération supplémentaire :
• Prime annuelle

Lieu du poste : En présentiel

Candidature (CV+ Lettre de motivation) : gipfcip-recrutement@ac-poitiers.fr / Date limite de candidature : 19/03/2025